有給休暇「年5日取得義務」とは？中小企業のための対応と夏季休暇の活用をわかりやすく解説

はじめに

「そういえば、あの社員は今年まだ有給を取っていないな」――夏休みの計画を立てるこの時期、ふとそう気づく経営者の方は少なくありません。実はこれ、放っておくと会社が法律違反になるおそれがある、見過ごせないポイントです。

2019年4月から、働き方改革関連法によって、年10日以上の年次有給休暇が付与される労働者には、年5日を確実に取得させることが、すべての企業に義務づけられました（労働基準法第39条第7項）。大企業だけでなく、中小企業も、パートやアルバイトも例外ではありません。違反すると、対象となる労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。

一方で、この義務は「夏季休暇やお盆休みを上手に使えば、無理なくクリアできる」ものでもあります。本記事では、年5日取得義務の基本と、対象者・5日の数え方、夏季休暇に有給を充てる「計画的付与」の活用、年次有給休暇管理簿の整備、そして有休管理のIT化までを、ITに強い社労士エンジニアの視点で整理します。

年5日取得義務とは｜「与えるだけ」から「取得させる」へ

もともと年次有給休暇は、労働者が「この日に休みます」と請求して取得するのが原則でした。ところが、日本では「まわりに迷惑がかかる」「言い出しにくい」といった理由で、有給休暇の取得率が低い状態が続いていました。

そこで2019年4月から、使用者（会社）の側に「年5日は必ず取得させる」義務が課されました。ポイントは、労働者が自分から請求するのを待つのではなく、取れていない人には会社が時季を指定してでも取らせるという点です。

• 対象：年に10日以上の年次有給休暇が付与される労働者
• 義務の内容：付与した日（基準日）から1年以内に、5日を取得させる
• 会社がやること：取得が進んでいない労働者には、会社が取得時季を指定して取得させる（時季指定義務）

「有給を与えてはいる」だけでは足りず、実際に5日取らせて初めて義務を果たしたことになる、という発想の転換が重要です。

対象者｜パート・アルバイトも対象になることがある

対象は「年10日以上の有給休暇が付与される労働者」です。ここは正社員に限りません。

• 正社員・フルタイム — 入社から6か月継続勤務し、全労働日の8割以上出勤すると10日付与されるため、多くが対象。
• 管理監督者 — 労働時間規制の対象外である管理監督者も、年5日取得義務の対象に含まれる（見落としやすいポイント）。
• パート・アルバイト — 週の所定労働日数が少ない人は「比例付与」で日数が決まりますが、勤続年数が伸びて付与日数が10日以上になれば対象になる。たとえば週4日勤務の人は、勤続3年半で年10日付与に達し、その年から年5日取得義務の対象です。

「うちはパートだから関係ない」と思い込むのは危険です。付与日数が10日に達しているかどうかで判断してください。

5日にカウントされる休暇｜すでに取った分は差し引ける

「会社が5日すべて時季指定しないといけないの？」と身構える必要はありません。労働者が自分の意思で取得した有給や、後述の計画的付与で取得した有給は、5日の中にカウントできます。

年5日から差し引ける（＝すでに達成した分として数える）のは、次のとおりです。

• 労働者が自ら請求して取得した年次有給休暇の日数
• 計画的付与制度によって取得させた年次有給休暇の日数

たとえば、ある社員が自分から3日取得していれば、会社が時季指定すべきなのは残りの2日だけです。すでに5日以上取得している労働者には、会社からの時季指定は不要です。

なお、半日単位で取得した年次有給休暇は、0.5日として年5日にカウントできます。一方、時間単位年休は、年5日の取得義務の日数にはカウントできません。時間単位年休を導入している会社は、それとは別に「1日単位・半日単位で5日取得できているか」を確認する必要があります。

逆に注意したいのは、カウントされないものです。前年度から繰り越した有給を使った場合はカウントできますが、特別休暇（慶弔休暇・夏季特別休暇など、有給休暇とは別に会社が定めた休暇）は、年5日の取得日数には含められないのが原則です。「夏季休暇を与えているから大丈夫」と思っていても、それが年次有給休暇とは別の特別休暇なら、5日にはカウントされない点に注意してください（この点は後述の計画的付与で解決できます）。

なお、欠勤日を本人の意思確認なく会社が一方的に有給扱いへ振り替えるような運用は避けるべきです。年5日の取得義務を満たすためには、労働者本人の請求による取得、会社の適法な時季指定、または計画的付与として整理できる形にしておく必要があります。

いつまでに5日？｜基準日から1年の数え方

年5日を取得させる期間は、有給休暇を付与した日（基準日）から1年間です。

多くの会社では、入社日を起算に基準日が人によってバラバラになります。「Aさんは4月入社で10月が基準日」「Bさんは7月入社で翌1月が基準日」といった具合です。これを一人ひとり管理するのは大変なため、**基準日を全社で統一する（斉一的取扱い）**運用もよく使われます。

• 入社日ベース — 人ごとに基準日が異なり、1年の期限も人ごとにずれる。管理が煩雑。
• 基準日の統一 — 全社員の基準日を4月1日などにそろえる。管理はしやすいが、入社直後の付与を前倒しする必要があるなど、設計に注意。

いずれにせよ、「誰が・いつまでに・あと何日取ればいいか」を常に把握できる状態にしておくことが、年5日取得義務を守るうえでの土台になります。

夏季休暇を有給に｜「計画的付与」の活用

年5日取得義務を、無理なく・計画的にクリアする王道が、年次有給休暇の計画的付与制度です。

これは、労使協定を結ぶことで、有給休暇のうち5日を超える部分について、会社があらかじめ計画的に取得日を割り振れる制度です（労働基準法第39条第6項）。夏季休暇やお盆、年末年始に有給を組み込む使い方が代表的です。

• 夏季の一斉付与 — お盆の時期に会社全体を休みにし、そこに計画的付与の有給を充てる。
• 交替制付与 — 部署ごと・グループごとに交替で有給を計画的に取得させる。
• 個人別付与 — 個人の誕生日や記念日などに合わせて計画的に付与する。

計画的付与で取得させた有給は、そのまま年5日にカウントできます。夏季休暇を「特別休暇」ではなく「計画的付与による有給」として設計すれば、夏休みを取ってもらいながら、年5日取得義務も同時に果たせるわけです。ただし、労働者が自由に使える最低5日分は必ず残す必要がある点（計画的付与にできるのは5日を超える部分）に注意してください。

計画的付与を導入するには、労使協定の締結が必要です。あわせて、常時10人以上の労働者を使用する会社では、就業規則への記載も必要になります。10人未満で就業規則の作成義務がない会社でも、トラブル防止のため、計画的付与のルールは書面で明確にしておくことをおすすめします。就業規則の設計は就業規則をテンプレートで作ってはいけない理由でも触れているとおり、自社の運用に合った条文にしておくことが大切です。

年次有給休暇管理簿と就業規則の整備

年5日取得義務とセットで求められるのが、年次有給休暇管理簿の作成・保存です。

• 年次有給休暇管理簿 — 労働者ごとに、時季（取得日）・日数・基準日を記録した帳簿を作成し、3年間保存する義務がある。
• 就業規則への記載 — 会社が時季指定を行う場合は、時季指定の対象者の範囲や方法を就業規則に定めておく必要がある。

「管理簿を作っていない」「就業規則に時季指定の規定がない」というのは、労働基準監督署の調査でも指摘されやすいポイントです。有給休暇の付与・取得を記録する仕組みは、後述のクラウド化と非常に相性がよい部分です。

罰則｜労働者1人につき30万円以下の罰金

年5日の取得義務に違反した場合、労働基準法第120条により、対象労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。

ここで見落としがちなのは、この罰則は「労働者1人につき1罪」として扱われるという点です。つまり、5日取得できなかった従業員が複数いれば、その人数分の違反として評価され得ます。「1件30万円で済む」とは限らないのです。

罰則が実際に適用される前に、通常は労働基準監督署からの是正指導が入ります。とはいえ、指導が入ってから慌てるのではなく、期限内に計画的に取得させる仕組みをつくっておくことが、経営リスクの面でも重要です。

年5日取得義務でよくある間違い

実務でつまずきやすいのは、次のようなところです。「うちは大丈夫かな？」と思ったら、チェックしてみてください。

• 管理監督者を対象から外してしまう（管理監督者も年5日取得義務の対象）
• パートは関係ないと思い込む（付与日数が10日以上なら対象）
• 夏季休暇（特別休暇）を年5日にカウントできると勘違いする（有給休暇とは別の特別休暇はカウント不可。計画的付与にすればカウント可）
• 基準日から1年の期限を把握しておらず、年度末に取り切れない
• 年次有給休暇管理簿を作成・保存していない

これらは、一人ひとりの取得状況を手作業で追っていると見落としやすいポイントです。

ITに強い社労士の視点｜勤怠クラウドで「取り忘れゼロ」を仕組み化する

年5日取得義務でいちばん怖いのは、「気づいたら年度末で、あと3日取らせないと違反」という状況に陥ることです。これを防ぐカギは、取得状況をリアルタイムで見える化することにあります。

ここで効くのが、勤怠・有休管理のクラウド化です。

• 残日数・取得日数の自動集計 — 労働者ごとの基準日・付与日数・取得日数・残り必要日数を自動で管理する。
• 取得アラート — 「基準日から○か月経過したのに取得が○日」といった労働者を自動で抽出し、管理者やLINE WORKS・Slackに通知する。
• 年次有給休暇管理簿の自動作成 — 法定の管理簿を自動生成し、3年間の保存も電子データで完結する。
• 計画的付与の一括反映 — 夏季一斉付与などを、システム上でまとめて登録する。

これにより、「年度末に慌てて取得させる」状態から、取り忘れそうな人をシステムが先に教えてくれる運用に変えられます。どのツールを選ぶかはどの労務ツールを選ぶべきか｜中小企業向け労務DXで解説しています。

当事務所は、ITエンジニアとして業務システム開発に携わってきた社労士が運営しているため、年5日取得義務への対応（計画的付与の設計・就業規則の整備）と、勤怠・有休管理のクラウド化をセットで設計できます。「毎年ヒヤヒヤしながら有給を取らせている」会社こそ、相性のよい頼み方です。

よくある質問

Q1. 年5日取得義務の対象になるのは誰ですか？

年に10日以上の年次有給休暇が付与される労働者です。正社員だけでなく、管理監督者や、付与日数が10日以上になったパート・アルバイトも対象になります。

Q2. 従業員が自分で有給を取っていれば、会社の時季指定は不要ですか？

はい。労働者が自ら請求して取得した日数や、計画的付与で取得した日数は年5日にカウントされます。すでに5日以上取得している人には、会社からの時季指定は不要です。5日に満たない人にだけ、会社が時季を指定して取得させます。

Q3. 夏季休暇を与えていれば年5日を満たしたことになりますか？

その夏季休暇が「年次有給休暇」であれば満たせますが、有給休暇とは別の「特別休暇」として与えている場合はカウントできません。計画的付与制度を使い、夏季休暇に年次有給休暇を充てる設計にすれば、年5日にカウントできます。

Q4. 違反するとどうなりますか？

労働基準法違反として、対象となる労働者1人につき30万円以下の罰金が科される可能性があります。通常はその前に労働基準監督署から是正指導が入りますが、期限内に取得させる仕組みづくりが重要です。

Q5. 計画的付与や有休管理は、社労士に相談できますか？

はい。計画的付与の労使協定、就業規則の条文整備、年次有給休暇管理簿の作成、勤怠・有休管理クラウドの導入まで、会社の状況に合わせて整理できます。

まとめ

• 年5日取得義務は、年10日以上の有給休暇が付与される労働者に、基準日から1年以内に5日を取得させる義務（2019年4月施行）。中小企業・パート・管理監督者も対象。
• 労働者が自ら取得した分・計画的付与で取得した分は年5日にカウントできる。会社は不足分だけ時季指定すればよい。
• 夏季休暇を「計画的付与による有給」として設計すれば、夏休みを取らせながら年5日を無理なくクリアできる。
• 年次有給休暇管理簿の作成・3年保存と、就業規則への時季指定の規定が必要。違反は労働者1人につき30万円以下の罰金。
• ITに強い社労士なら、計画的付与・就業規則の設計と、勤怠・有休管理のクラウド化をセットで仕組み化できる。

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